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Kegel   Projekt: Serviceleistungen in verschiedenen Bereichen der Hausorganisation in Berlin

Technisches FM in Region Berlin Innenstadt,Südliches und südöstliches Berlin, Nördliches Berlin

Details zum Projekt Serviceleistungen in verschiedenen Bereichen der Hausorganisation in 10785 Berlin

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Achtung Baustelle

Serviceleistungen in verschiedenen Bereichen der Hausorganisation

10785 Berlin

D-0013/2019 - visitBerlin - Haustechniker

I Ausgangslage und Zielsetzung
Der Auftrag umfasst folgende Aufgaben:
3.1 Servicedienstleistungen und Kleinreparaturen
Darunter versteht die Auftraggeberin die Ausführung von alltäglich anfallenden Kleinreparaturen (z.B. an
Möbeln, Einrichtungsgegenständen, Türen und Fenstern, Beleuchtungsanlagen). Desweiteren die Aufnahme,
Weiterleitung und Verfolgung von Schäden, Mängeln und Störungen, die nicht in Eigenregie selbst repariert
werden können, sofern diese nicht durch das Facility Management des Vermieters oder Dritte durchgeführt
werden müssen.
Absprachen erfolgen grundsätzlich über den/die Geschäftsführer/-in oder Vorabeiter/-in des
Auftragnehmers nach Rücksprache und Freigabe durch die Auftraggeberin. Dieser/Diese wird dann auch
unser fester Ansprechpartner/-in der Auftraggeberin sein. Als solcher obliegt ihm/ihr die Koordination und
Anleitung seiner/seine Mitarbeiter/-innen.
Weitere Aufgaben sind das Entsorgen von Papier, Pappe und anderer Wertstoffe, das Auf- und Abbauen von
Büromöbeln und Regalen, Lagerhaltung, Einkauf von diversen Materialien für Küchen und Sanitäranlagen,
Leuchtmittel, Schlösser und Schlüssel, Tischlerarbeiten und Entrümplungsaktionen im Keller etc. im ganzen
Mietbereich und in den Außenstellen auf Anforderung der Auftraggeberin.
Der Ansprechpartner arbeitet eng mit der Auftraggeberin zusammen. Die Zusammenarbeit mit dem Facility
Management des Vermieters erfolgt durch die Auftraggeberin.
3.2 Umzugs- und Renovierungsdienste
1
Wirt 304 (eVergabe) – Bekanntmachung "Öffentliche Ausschreibung" VOL – (21.09.2010)
Es finden innerhalb der Auftraggeberin in unregelmäßigen Abständen Umzüge unterschiedlicher
Größenordnung statt. Kleinere Umzüge beinhalten meist die Umsetzung von Mitarbeitern innerhalb von
Abteilungen bzw. die Einrichtung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeiter. Diese Arbeiten sollen durch die
Stammbesetzung (Ansprechpartner/-in und Mitarbeiter/-in) durchgeführt werden.
Bei größeren Umzügen, wie z.B. durch Renovierungsmaßnahmen, werden ggf. ganze Etagen und Abteilungen
kurzfristig und etagenübergreifend im Haus verschoben. Zudem kann es sein, dass wir neue Berlin Tourist
Informationen eröffnen oder alte schließen. Hier müssen dann Arbeitsplätze sowie die komplette Einrichtung
auf- oder abgebaut werden. Auch ein Um- bzw. Rückbau, sowie Renovierung einer Berlin Tourist
Informationen kann möglich sein.
3.3 Transportdienste
Vom Auftragnehmer sind, auf Anfrage der Auftraggeberin, Transporte durchzuführen.
Transporte fallen in der Regel außerhalb der Zentrale der Auftraggeberin an. Üblicherweise sind ITEqiupment,
Messestände oder Informationsmaterial von der Auftraggeberin im näheren Umfeld der
Auftraggeberin bzw. im Berliner Raum (z.B. Messe) und Speckgürtel zu liefern, abzuholen, z.T. mit Auf- und
Abbau sowie Montage.
3.4 Personal
Das Stammpersonal des Auftragnehmers besteht aus einem festen/fester Ansprechpartner/-in und
einem/einer Mitarbeiter/-in. Gegebenenfalls kann zur Unterstützung zusätzliches Personal bei Transporten
und Umzügen vom Auftragnehmer dazu geholt werden. Es Bedarf jedoch der Zustimmung der
Auftraggeberin.
Der/Die Ansprechpartner/-in und der/die Mitarbeiter/-in sind namentlich zu bennen und die jeweiligen
Kontaktdaten mitzuteilen. Jeweils ein Lebenslauf und ein aktuelles polizeiliches Führungszeugnis ist dem
Angebot beizufügen. Beide Personen müssen über mindestens 3 Jahre Erfahrung mit Aufträgen mit
mindestens der gleichen Größenordnung wie der Ausschreibung verfügen.
Damit eine konstante Qualität der Arbeit und die Sicherheit gewährleistet ist und um Störungen der Abläufe
durch häufigen Personalwechsel und dem damit verbundenen Wissens- und Effektivitätsverlust vorzubeugen
akzeptiert die Auftraggeberin nur in begründeten Ausnahmen den Einsatz anderer Mitarbeiter als den
gemeldeten Stammmitarbeitern.
Der Anprechpartner muss per E-Mail und Mobilfunk während der täglichen Arbeitszeiten der Auftraggeberin
erreichbar sein (von Mo-Fr, 08:00 – 17:00 Uhr). Eine Reaktionszeit von maximal 1 Stunde ist einzuhalten.
Außerhalb dieser Zeiten, auch an Wochenenden und Feiertagen, hat der Auftragnehmer einen Notkontakt
für evtl. Havariefälle einzurichten der ggfs. Aufträge zur ersten Schadenabwehr veranlassen kann. Die
Auftraggeberin meldet ihren Bedarf und der Auftragnehmer muss innerhalb dieser Zeit abrufbereit sein. Mit
ihm werden alle Arbeitsaufträge abgestimmt. Er ist für die termingerechte Ausführung und die Qualität der
ausgeführten Arbeiten verantwortlich.
Jegliche Aufträge werden über eine zentrale Stelle der Auftraggeberin erteilt. Die Kontaktdaten erhalten Sie
nach der Zuschlagserteilung. Ausgenommen von dieser Regelung sind evtl. Havarien. Das genaue Handling
dafür wird nach Zuschlagserteilung vereinbart.
Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer Branchenkenntnisse und fachspezifische Erfahrungen besitzt.
Dies soll der Bieter durch eine Darstellung der Referenzen des Bieters oder der für diesen Auftrag zum
Einsatz kommenden Mitarbeiter belegen.
Erforderlich sind Angaben zu mindestens drei Referenzprojekten aus den letzten 3 Jahren vergleichbar mit
dem ausgeschriebenen Auftrag.
Dabei sind für jede Referenz mind. folgende Angaben erforderlich (siehe Eigenerklärung Gesamt):
- Bezeichnung des Referenzprojekts
Wirt 304 (eVergabe) – Bekanntmachung "Öffentliche Ausschreibung" VOL – (21.09.2010)
- Art der Leistung vergleichbar mit aktuellem Vergabeverfahren
- Zeitrahmen der Vertragslaufzeit
- Name und Anschrift des Referenzgebers/ der Referenzgeberin
- Ansprechpartner/in des Referenzgebers/ der Referenzgeberin inkl. Telefonnummer bzw. weitere
Kommunikationsadressen
Nachweisbare Berufserfahrungen und weitere erworbene Zusatzqualifikationen wie zum Beispiel eine
Meisterprüfung, langjährige belegbare Berufserfahrung, Kenntnisse im Bereich Tischlerhandwerk, Elektronik
oder einem vergleichbaren Berufszweig sind ausdrücklich gewünscht.
Der Auftragnehmer verfolgt die Abarbeitung der Störungen und Mängel im Mietbereich hinsichtlich der
Termine, Kosten und Qualität in enger Abstimmung mit dem Ansprechpartner der Auftraggeberin.
3.5 Allgemeines
Der Auftragnehmer stellt die erforderlichen Arbeitskräfte und verpflichtet sich, jederzeit entsprechend den
Vertragsbestimmungen geeignetes und zuverlässiges Personal einzusetzen.
Beanstandungen und Folgen aus einer Verletzung dieser Verpflichtung gehen zu Lasten des Auftragnehmers.
Arbeitserlaubnispflichtige ausländische Mitarbeiter darf der Auftragnehmer zur Erfüllung seiner vertraglichen
Leistungen nur einsetzen, wenn es sich um Beschäftigte des Auftragnehmers handelt. Der Auftragnehmer
stellt sicher, dass die von ihm eingesetzten Arbeitskräfte im Besitz gültiger Aufenthalts- bzw.
Arbeitserlaubnisse sowie Sozialversicherungsnachweise sind und den sonstigen
festgesetzten Melde-und Nachweispflichten nachgekommen wird. Kopien der jeweils erforderlichen
Dokumente hat der Auftragnehmer der Berlin Tourismus & Kongress GmbH vorzulegen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sein eingesetztes Personal auf eigene Kosten mit der notwendigen
Arbeitskleidung und Schutzausrüstung auszustatten.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, ausschließlich Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter einzusetzen, welche die
deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen.
Die Auftraggeberin behält sich vor, vorgeschlagene, sowie bereits in den Räumlichkeiten eingesetzte
Arbeitskräfte abzulehnen ohne dafür einen besonderen Grund für die Ablehnung benennen zu müssen.
In einem solchen Falle muss der Vertragspartner umgehend den Einsatz einer entsprechenden Ersatzperson
sicherstellen.
Alle eingesetzten Mitarbeiter haben eine Geheimhaltungsvereinbarung (siehe Anlage
Geheimhaltungsvereinbarung) zu unterzeichnen.
3.6 Arbeitszeiten
Einsatzzeiten können in Abhängigkeit der Erfordernisse der Auftraggeberin immer variieren und auch auf
Wochenenden und Feiertagen liegen.
Der Mitarbeiter des Auftragnehmers muss immer Abrufberit sein und innerhalb der Reaktionszeit von
maximal 1 Stunde reagieren. Im Falle einer Havarie oder eines Notdienstes muss der Auftragnehmer sofort
Maßnahmen zur Beseitigung der Havarie bzw. zur Schadenbegrenzung einleiten.
Die Bürozeiten der Auftraggeberin sind von Montag – Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr.
Je nach Anforderung kann es notwendig sein, dass Arbeiten außerhalb der o.g. üblichen Arbeitszeiten auch in
den Abendstunden bzw. an Sonn- und Feiertagen ausgeführt werden müssen.
Der Ausfall eines/einer Mitarbeiter/-in darf zu keinen wesentlichen Verzögerungen im Ablauf der zu
erbringenden Dienstleistung führen.
Die Auftraggeberin übernimmt keine Reise-, Unterkunfts-oder Lieferkosten sowie kein Kilometergeld, Sonnund
Feiertagszuschläge oder ähnliche Zuschläge. Diese sind in den Preis einzukalkulieren.
3.7 Räumlichkeiten
Wirt 304 (eVergabe) – Bekanntmachung "Öffentliche Ausschreibung" VOL – (21.09.2010)
Die Auftraggeberin stellt keine Räumlichkeiten zur Lagerung oder für den Aufenthalt für den Auftragnehmer
zur Verfügung.
3.8 Vom Auftragnehmer zu stellende Werkzeuge, Transportmittel und Verbrauchsmaterial
Der Auftragnehmer stellt voll funktionsfähige Werkzeuge, Transportmittel und Verbrauchsmaterialien. Für
die Lagerung dessen, stellt der Auftraggeber keine Räumlichkeiten zur Verfügung. Der Auftragnehmer ist
selbst für den ordnungsgemäßen Zustand und evtl. Prüfungen der Werkzeuge und Arbeitsmittel zuständig.
3.9 Werkzeuge
Der Auftragnehmer stellt alle Werkzeuge, die für die Ausführung von Kleinreparaturen, Umzügen, einfachen
Tischler-, Elektroarbeiten, Montagen und Installationen in der Mietfläche und in den Außenstellen notwendig
sind.
3.10 Transportmittel
Der Auftragnehmer stellt alle Transportmittel, die für die Ausführung von Kleinreparaturen, Umzügen,
Montagen und Installationen in der Mietfläche und in den Außenstellen notwendig sind.
3.11 Verbrauchsmaterial
Der Auftragnehmer stellt alle Verbrauchsmaterialien, die für die Ausführung von Kleinreparaturen, Umzügen,
Montagen und Installationen in der Mietfläche und in den Außenstellen notwendig sind. Diese werden mit
der monatlichen Kostenabrechnung als gesonderte Position ausgewiesen.
3.12 Abrechnung
Die Abrechnung erfolgt ausschließlich über den Auftragnehmer. Rechnungsstellungen durch Dritte sind
ausdrücklich ausgeschlossen. Der Auftragnehmer erstellt monatliche Rechnungen in jeweils zweifacher
Ausfertigung, unabhängig davon, welche Dienste in Anspruch genommen wurden. Die Rechnung muss nach
Geschäftsbereichen und Kostenstellen in Stunden inklusive An- und Abfahrt sowie Auslagen aufgesplittet
werden.
Falsch gestellte Rechnungen sind nach Reklamation durch die Auftraggeberin vom Auftragnehmer schriftlich
zu stornieren. Der Auftraggeberin ist die Rechnung in korrigierter Form umgehend neu zu stellen.
3.13 Auftragsvolumen
Die Auftraggeberin beabsichtigt mit dem erfolgreichen Bieter einen Vertrag für die Laufzeit von einem Jahr
zuzüglich einer Option für ein weiters Jahr zu schließen. Ein Auftragsvolumen kann Aufgrund der
unterschiedlichen Bedarfssituationen der Auftraggeberin nicht beziffert werden. Es besteht kein Anspruch
auf den Abruf aller in dieser Ausschreibung beschriebenen Dienstleistungen.
3.14 Leistungszeitraum
Der Vertrag wird zunächst für den Zeitraum vom 15.04.2019 bis zum 15.04.2020 abgeschlossen. Die
Auftraggeberin behält sich jedoch vor, den Vertrag einmal um ein weiteres Jahr, mithin bis zum 15.04.2021
zu verlängern.
Die Entscheidung über eine Verlängerung erfolgt spätestens drei Monate vor Ablauf des vereinbarten
Leistungszeitraumes.
Wirt 304 (eVergabe) – Bekanntmachung "Öffentliche Ausschreibung" VOL – (21.09.2010)
Im Falle einer Verlängerung des Vertrages gilt die für den ursprünglichen Auftrag nach Maßgabe des dieser
Ausschreibung zugrundeliegenden Preisblatts auch für den Verlängerungszeitraum als vereinbart.
Die Vergabeunterlagen, die Leistungsbeschreibung und das Angebot des/der erfolgreichen Bieter/s werden
Bestandteil des Vertrages.
3.15 Leistungsort
Der Leistungsort ist Berlin und Brandenburg.

zukünftige Auftraggeber finden für

 

Cleanerportal, Reinigungs-Dienstleistungen, Facility Management, Technisches FM