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Ausschreibung   Ausschreibung Region Berlin Innenstadt,Südliches und südöstliches Berlin, Nördliches Berlin für Technisches FM

Ausschreibung Los-ID 2009322

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Serviceleistungen in verschiedenen Bereichen
Serviceleistungen in verschiedenen Bereichen

Art und Umfang der Leistung

Die Berlin Tourismus & Kongress GmbH hat Ihren Hauptsitz in 10785 Berlin, Am Karlsbad 11.

Die Auftraggeberin hat ca. 3.100 m² Büro-, Konferenz-, Küchen- und Lagerflächen sowie sanitäre Anlagen angemietet.

Die Mietfläche verteilt sich derzeit auf 5. Etagen des Bürohauses am Dienstsitz. Dazu kommen diverse Kellerräume und

Tiefgaragenstellplätze. Zudem hat die Auftraggeberin momentan 4 Außenstellen (im Stadtgebiet verteilt), die Berlin Tourist Infos

(BTI) mit einer Gesamtfläche von ca. 500 m². Wir beschäftigen aktuell ca. 170 Mitarbeiter.

Der Auftragnehmer wird eng mit der Abteilung Zentralen Diensten / Organisation und dem Back Office der Berlin Tourist Infos

zusammenarbeiten.

Der Bereich Zentrale Dienste - Organisation ist neben der Veranlassung von Reparaturen u.a. auch für die Koordinierung des

Büromaterialeinkaufs und für die hausinterne Organisation zuständig.

Dies beinhaltet Abstimmungen mit dem Vermieter, Bewirtschaftung der Besprechungsräume, Küchen und sanitäre Anlagen sowie

die Zuweisung und Ausstattung von Arbeitsplätzen.

Die Auftraggeberin sucht eine erfahrene und zuverlässige Firma für die Ausführung von Umzügen (innerhalb des Mietobjektes),

Transporten, diversen Servicedienstleistungen und Kleinreparaturen am Dienstsitz, im Raum Berlin und Brandenburg und in den

Berlin Tourist Informationen.

3. Art und Umfang des Auftrags

Der Auftrag umfasst folgende Aufgaben:

3.1 Servicedienstleistungen und Kleinreparaturen

Darunter versteht die Auftraggeberin die Ausführung von alltäglich anfallenden Kleinreparaturen (z.B. an Möbeln,

Einrichtungsgegenständen, Türen und Fenstern, Beleuchtungsanlagen). Desweiteren die Aufnahme, Weiterleitung und Verfolgung

von Schäden, Mängeln und Störungen, die nicht in Eigenregie selbst repariert werden können, sofern diese nicht durch das Facility

Management des Vermieters oder Dritte durchgeführt werden müssen.

Absprachen erfolgen grundsätzlich über den/die Geschäftsführer/-in oder Vorabeiter/-in des Auftragnehmers nach Rücksprache

und Freigabe durch die Auftraggeberin. Dieser/Diese wird dann auch unser fester Ansprechpartner/-in der Auftraggeberin sein. Als

solcher obliegt ihm/ihr die Koordination und Anleitung seiner/seine Mitarbeiter/-innen.

Weitere Aufgaben sind das Entsorgen von Papier, Pappe und anderer Wertstoffe, das Auf- und Abbauen von Büromöbeln und

Regalen, Lagerhaltung, Einkauf von diversen Materialien für Küchen und Sanitäranlagen, Leuchtmittel, Schlösser und Schlüssel,

Tischlerarbeiten und Entrümplungsaktionen im Keller etc. im ganzen Mietbereich und in den Außenstellen auf Anforderung der

Auftraggeberin. Weiterhin gehört die Unterstützung bei Messen-, Kongressen- und Workshops im Raum Berlin und Brandenburg

dazu.

Der Ansprechpartner arbeitet eng mit der Auftraggeberin zusammen. Die Zusammenarbeit mit dem Facility Management des

Vermieters erfolgt durch die Auftraggeberin.

3.2 Umzugs- und Renovierungsdienste

Es finden innerhalb der Auftraggeberin in unregelmäßigen Abständen Umzüge unterschiedlicher Größenordnung statt. Kleinere

Umzüge beinhalten meist die Umsetzung von Mitarbeitern innerhalb von Abteilungen bzw. die Einrichtung von Arbeitsplätzen für

neue Mitarbeiter. Diese Arbeiten sollen durch die Stammbesetzung (Ansprechpartner/-in und Mitarbeiter/-in) durchgeführt werden.

Bei größeren Umzügen, wie z.B. durch Renovierungsmaßnahmen, werden ggf. ganze Etagen und Abteilungen kurzfristig und

etagenübergreifend im Haus verschoben. Zudem kann es sein, dass wir neue Berlin Tourist Informationen eröffnen oder alte

schließen. Hier müssen dann Arbeitsplätze sowie die komplette Einrichtung auf- oder abgebaut werden. Auch ein Um- bzw.

Rückbau, sowie Renovierung einer Berlin Tourist Informationen kann möglich sein.

3.3 Transportdienste

Vom Auftragnehmer sind, auf Anfrage der Auftraggeberin, Transporte durchzuführen.

Transporte fallen in der Regel außerhalb der Zentrale der Auftraggeberin an. üblicherweise sind IT-Eqiupment, Messestände

oder Informationsmaterial von der Auftraggeberin im näheren Umfeld der Auftraggeberin bzw. im Berliner Raum (z.B. Messe) und

Speckgürtel incl. Brandenburg zu liefern, abzuholen, z.T. mit Auf- und Abbau sowie Montage.

3.4 Personal

Das Stammpersonal des Auftragnehmers besteht aus einem festen/fester Ansprechpartner/-in und einem/einer Mitarbeiter/-in.

Gegebenenfalls kann zur Unterstützung zusätzliches Personal bei Transporten und Umzügen vom Auftragnehmer dazu geholt

werden. Es Bedarf jedoch der Zustimmung der Auftraggeberin.

Der/Die Ansprechpartner/-in und der/die Mitarbeiter/-in sind namentlich zu bennen und die jeweiligen Kontaktdaten mitzuteilen.

Jeweils ein Lebenslauf und ein aktuelles polizeiliches Führungszeugnis ist dem Angebot beizufügen. Beide Personen müssen über

mindestens 3 Jahre Erfahrung mit Aufträgen mit mindestens der gleichen Größenordnung wie der Ausschreibung verfügen.

Damit eine konstante Qualität der Arbeit und die Sicherheit gewährleistet ist und um Störungen der Abläufe durch häufigen

Personalwechsel und dem damit verbundenen Wissens- und Effektivitätsverlust vorzubeugen akzeptiert die Auftraggeberin nur in

begründeten Ausnahmen den Einsatz anderer Mitarbeiter als den gemeldeten Stammmitarbeitern.

Der Anprechpartner muss per E-Mail und Mobilfunk während der täglichen Arbeitszeiten der Auftraggeberin erreichbar sein

(von Mo-Fr, 08:00 - 17:00 Uhr). Eine Reaktionszeit von maximal 1 Stunde ist einzuhalten. Außerhalb dieser Zeiten, auch an

Wochenenden und Feiertagen, hat der Auftragnehmer einen Notkontakt für evtl. Havariefälle einzurichten der ggfs. Aufträge zur

ersten Schadenabwehr veranlassen kann. Die Auftraggeberin meldet ihren Bedarf und der Auftragnehmer muss innerhalb dieser

Zeit abrufbereit sein. Mit ihm werden alle Arbeitsaufträge abgestimmt. Er ist für die termingerechte Ausführung und die Qualität der

ausgeführten Arbeiten verantwortlich.

Jegliche Aufträge werden über eine zentrale Stelle der Auftraggeberin erteilt. Die Kontaktdaten erhalten Sie nach der

Zuschlagserteilung. Ausgenommen von dieser Regelung sind evtl. Havarien. Das genaue Handling dafür wird nach

Zuschlagserteilung vereinbart.

Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer Branchenkenntnisse und fachspezifische Erfahrungen besitzt. Dies soll der Bieter

durch eine Darstellung der Referenzen des Bieters oder der für diesen Auftrag zum Einsatz kommenden Mitarbeiter belegen.

Erforderlich sind Angaben zu mindestens drei Referenzprojekten aus den letzten 3 Jahren vergleichbar mit dem ausgeschriebenen

Auftrag.

Dabei sind für jede Referenz mind. folgende Angaben erforderlich (siehe Eigenerklärung Gesamt):

- Bezeichnung des Referenzprojekts

- Art der Leistung vergleichbar mit aktuellem Vergabeverfahren

- Zeitrahmen der Vertragslaufzeit

- Name und Anschrift des Referenzgebers/ der Referenzgeberin

- Ansprechpartner/in des Referenzgebers/ der Referenzgeberin inkl. Telefonnummer bzw. weitere Kommunikationsadressen

Nachweisbare Berufserfahrungen und weitere erworbene Zusatzqualifikationen wie zum Beispiel eine Meisterprüfung, langjährige

belegbare Berufserfahrung, Kenntnisse im Bereich Tischlerhandwerk, Elektronik oder einem vergleichbaren Berufszweig sind

ausdrücklich gewünscht.

Der Auftragnehmer verfolgt die Abarbeitung der Störungen und Mängel im Mietbereich hinsichtlich der Termine, Kosten und

Qualität in enger Abstimmung mit dem Ansprechpartner der Auftraggeberin.

3.5 Allgemeines

Der Auftragnehmer stellt die erforderlichen Arbeitskräfte und verpflichtet sich, jederzeit entsprechend den Vertragsbestimmungen

geeignetes und zuverlässiges Personal einzusetzen.

Beanstandungen und Folgen aus einer Verletzung dieser Verpflichtung gehen zu Lasten des Auftragnehmers.

Arbeitserlaubnispflichtige ausländische Mitarbeiter darf der Auftragnehmer zur Erfüllung seiner vertraglichen Leistungen nur

einsetzen, wenn es sich um Beschäftigte des Auftragnehmers handelt. Der Auftragnehmer

stellt sicher, dass die von ihm eingesetzten Arbeitskräfte im Besitz gültiger Aufenthalts- bzw. Arbeitserlaubnisse sowie

Sozialversicherungsnachweise sind und den sonstigen

festgesetzten Melde-und Nachweispflichten nachgekommen wird. Kopien der jeweils erforderlichen Dokumente hat der

Auftragnehmer der Berlin Tourismus & Kongress GmbH vorzulegen.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sein eingesetztes Personal auf eigene Kosten mit der notwendigen Arbeitskleidung und

Schutzausrüstung auszustatten.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, ausschließlich Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter einzusetzen, welche die deutsche Sprache in Wort

und Schrift fließend beherrschen.

Die Auftraggeberin behält sich vor, vorgeschlagene, sowie bereits in den Räumlichkeiten eingesetzte

Arbeitskräfte abzulehnen ohne dafür einen besonderen Grund für die Ablehnung benennen zu müssen.

In einem solchen Falle muss der Vertragspartner umgehend den Einsatz einer entsprechenden Ersatzperson

sicherstellen.

Alle eingesetzten Mitarbeiter haben eine Geheimhaltungsvereinbarung (siehe Anlage Geheimhaltungsvereinbarung) zu

unterzeichnen.

Die Auftraggeberin übernimmt keine Reise-, Unterkunfts-oder Lieferkosten sowie kein Kilometergeld, Sonn- und Feiertagszuschläge

oder ähnliche Zuschläge. Diese sind in den Preis einzukalkulieren.

Bitte erstellen Sie ein Konzept wie Sie die gestellten Aufgaben organisatorisch und personell realisieren können/ wollen.

(Wertungskriterium)

3.6 Räumlichkeiten

Die Auftraggeberin stellt keine Räumlichkeiten zur Lagerung oder für den Aufenthalt für den Auftragnehmer zur Verfügung.

3.7 Vom Auftragnehmer zu stellende Werkzeuge, Transportmittel und Verbrauchsmaterial

Der Auftragnehmer stellt voll funktionsfähige Werkzeuge, Transportmittel und Verbrauchsmaterialien. Für die Lagerung dessen,

stellt der Auftraggeber keine Räumlichkeiten zur Verfügung. Der Auftragnehmer ist selbst für den ordnungsgemäßen Zustand und

evtl. Prüfungen der Werkzeuge und Arbeitsmittel zuständig.

3.8 Werkzeuge

Der Auftragnehmer stellt alle Werkzeuge, die für die Ausführung von Kleinreparaturen, Umzügen, einfachen Tischler-,

Elektroarbeiten, Montagen und Installationen in der Mietfläche und in den Außenstellen notwendig sind. Bitte stellen Sie kurz

Tabellarisch dar mit welchen eigenen Werkzeugen (üblich notwendige Werkzeuge im Bereich Haustechnik) in Ihrem Eigentum

sind, bzw. auf welche Quellen Sie bei Bedarf zurück greifen. (Wertungskriterium)

3.9 Transportmittel

Der Auftragnehmer stellt alle Transportmittel, die für die Ausführung von Kleinreparaturen, Umzügen, Montagen und Installationen

in der Mietfläche und in den Außenstellen notwendig sind. Der Auftragnehmer ist selbst für den gesetzteskonformen Zustand

und die Einsatzbereitschaft der Hilfsmittel und Fahrzeuge zuständig. Bitte stellen Sie kurz Tabellarisch dar über welche eigenen

Transportfahrzeuge und Geräte Sie verfügen, bzw. auf welche Sie im Bedarfsfall zurück greifen können. (Wertungskriterium)

3.11 Verbrauchsmaterial

Der Auftragnehmer stellt alle Verbrauchsmaterialien, die für die Ausführung von Kleinreparaturen, Umzügen, Montagen und

Installationen in der Mietfläche und in den Außenstellen notwendig sind. Diese werden mit der monatlichen Kostenabrechnung als

gesonderte Position ausgewiesen.

3.12 Abrechnung

Die Abrechnung erfolgt ausschließlich über den Auftragnehmer. Rechnungsstellungen durch Dritte sind ausdrücklich

ausgeschlossen. Der Auftragnehmer erstellt monatliche Rechnungen unabhängig davon, welche Dienste in Anspruch genommen

wurden. Die Rechnung muss nach Geschäftsbereichen und Kostenstellen in Stunden inklusive An- und Abfahrt sowie Auslagen

aufgesplittet werden.

Falsch gestellte Rechnungen sind nach Reklamation durch die Auftraggeberin vom Auftragnehmer schriftlich

zu stornieren. Der Auftraggeberin ist die Rechnung in korrigierter Form umgehend neu zu stellen.

3.13 Auftragsvolumen

Die Auftraggeberin beabsichtigt mit dem erfolgreichen Bieter einen Vertrag für die Laufzeit von drei Jahren zuzüglich einer Option

für ein weiters Jahr zu schließen. Ein Auftragsvolumen kann Aufgrund der unterschiedlichen Bedarfssituationen der Auftraggeberin

nicht beziffert werden. Es besteht kein Anspruch auf den Abruf aller in dieser Ausschreibung beschriebenen Dienstleistungen.
10-13 - Berlin Innenstadt,Südliches und südöstliches Berlin, Nördliches Berlin
Öffentlicher Auftraggeber
Offenes Verfahren (VOL/A)
Dienstleistung
DE: Deutschland
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